推進體制

推進役や社員が活動を通して業務を改善し、學習と成長をマネージャーが応援していく體制

実際の活動について

まず行ったことは徹底的な業務の見える化です。各自が業務のリストアップを行うのですが、
1人100件を目標に1ヶ月以內に自業務の全部の洗い出しを行いました。
通常、業務擔當や職掌はあっても自分が実際にどのような業務をしているかを明確に把握していないことが多く、
そのため漏れが発生して改善の俎上に載らない業務が生まれてしまいます。
そのことを防ぐために、思いつく限りすべての業務をリストアップして見える化をしました。

これらの活動は通常の業務をこなしながら行います。
かなり時間的負擔が大きく、平均すると約10％もの業務時間増となります。
特に連続する祝祭日の前や月末月初などの忙しい時期にはかなり大変な思いをした社員も多く出ました。

それでもなんとか全員ががんばった結果、社員40名で約3800件の見える化をすることができました。
その中には、お客様へのお茶出し、メルマガの閲覧、立替払いの精算、稟議書の捺印、商品開発など
軽重を問わずあらゆる業務が洗い出されました。
次に見える化された業務について開始から6ヶ月以內に全てSチャート化いたしました。
専用ソフトで簡単に作れるとは言え、業務を正確に記述するのは相當の時間がかかりました。
さらに、作成したSチャートについては月5件以上の改善提案の作成提出も義務といたしました。
それがこちらの図になります。その結果改善提案數は3198件にもなりました。

また個人の改善だけではなく、部門レベルの部內検討會を週一ペースで行いました。
個人の改善提案の発表や討議、橫展開、部門レベルの改善等を検討する會議で、現在でも多くの部門で続いています。

さらにアウトプット検討會という全社レベルの検討會も開かれています。
これは月一ペースで開催され、各部の優秀提案や改善狀況が発表され、改善提案に対しては
社長から社員まで等しく質問や意見の発表をします。また検討中で実施されていない改善提案に対して
社長が即決することもしばしばありますので、改善のスピードが早くなりました。

活動の成果

まず會社全體の業務削減時間は2017年から6月から2018年9月までの間に17317時間
一人當たり444時間の業務が削減されました。これは有効労働時間の約40％に當たります。
ここで言う「有効労働時間」というのは実際に作業を行っている時間數のことです。
例えば年間2000時間の労働時間があった場合でも、その中には待機時間や移動時間、トイレや喫煙、ぼーっとしてる時間、
立ち話など直接的な作業とは関係ない時間がかなり含まれており、それらを除くと1000時間から1200時間になると言われています。つまり2000時間の労働時間があったとしても実働は50から60%になります。
この考えから削減時間を換算すると約40%の業務時間の削減が達成されたということになります

個別の改善は本當にたくさんありますが、例をあげるとまず「月次決算半減」があります。
いままでは10稼働日で出ていたものを5日で出せるようになりました。

それまでの業務フロープロセスのすべてを見直し、以下のようなアクションを行いました。
ただし、このときは基幹システムの改善は行わず、プロセスの改善のみでした。

改善アクション

• 請求書の送付を
  早めてもらうよう依頼
• 難しい場合には
  FAX?メールを依頼
• ネットから請求書を
  ダウンロード（マクロを活用）
• 利用明細から集計
• 4次業務の
  改善?廃止
• リードタイムの短縮

その結果、2018年6月を目標に決算期間の半減を目指しましたが、4月に前倒しして達成できました。
また就業時間は30分短縮されて1日の労働時間が7.5時間になりました。殘業も0となり隠れ殘業も大幅に減少しました。
さらに部門の人員構成が変化し、社員の3割以上がマーケティング、システム、秘書などの新設部門に移動しました。
それだけではなく、社員がステークホルダーに喜んでいただくために割く時間を増やすことが出來ました。

30%の社員が新設部門に異動

活動の今後について

FISH活動は2020年初頭のコロナウィルスの流行に伴う在宅勤務體制への急遽移行のために一時期中斷しましたが、
その後再開されました。改善提案の作成も在宅で、アウトプット検討會はリモート會議で行われています。
今後オカフーズがさらにステークホルダーの皆さまにお役に立つための時間を捻出するために、
その供給源である改善活動は続けていきます。